3 Cara Menulis Surat Referensi

ilustrasi-surat-lamaran-kerja

Surat referensi seringkali ditulis untuk mendukung keterampilan, pencapaian, dan kemampuan seseorang. Surat ini diminta saat seseorang mendaftar ke sebuah sekolah, program beasiswa, atau melamar suatu pekerjaan atau promosi. Tulislah surat referensi dengan memahami keinginan orang yang meminta referensi, dan mendeskripsikan seberapa Anda mengenal kandidat, dan alasan-alasan kandidat merupakan orang yang tepat untuk pekerjaan, program, atau situasi tersebut.

Metode 1 dari 3: Mengatur Format Surat Referensi

Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 1

  1. Ketiklah surat referensi sehingga terlihat profesional. Surat referensi yang ditulis tangan mungkin sulit untuk dibaca.
    Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 2
    2. Cetaklah surat pada kertas berkualitas tinggi. Surat sebaiknya dicetak dengan pencetak yang menggunakan tinta cair (inkjet) atau laser. Penampilan surat akan mencerminkan penulis surat sekaligus kandidat.
    Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 3
    3. Ikuti teknik-teknik menulis surat yang benar. Tuliskan alamat pengirim surat di pojok kanan atas dan alamat penerima di sisi kiri kertas. Berilah tanggal dan alamatkan surat dengan benar dan formal.

Metode 2 dari 3: Yang Harus Dituliskan dalam Surat Referensi

Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 4

  1. Perkenalkan diri Anda sekaligus kandidat. Jelaskan berapa lama Anda sudah mengenal kandidat.

    • Sebutkan kredibilitas khusus apa pun yang mungkin Anda miliki. Misalnya, jika Anda merekomendasikan seseorang untuk sebuah pekerjaan dan Anda pernah menduduki posisi yang sama, tuliskan hal tersebut dalam surat sehingga penerima mengetahui bahwa Anda memahami hal-hal yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.
    Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 5
    2. Diskusikan talenta dan keterampilan istimewa dari kandidat. Jelaskan hal-hal yang membuat kandidat berbeda dari orang lain yang mungkin bertujuan sama.

    • Berikan contoh-contoh spesifik yang mendukung pujian yang Anda berikan pada kandidat. Misalnya, jika Anda mengatakan bahwa kandidat menunjukkan inisiatif dalam pekerjaannya, tuliskan saat-saat inisiatif tersebut berguna.
    • Soroti pengamatan-pengamatan tertentu yang sudah Anda lakukan. Bicarakan hal-hal yang Anda lihat, yang dilakukan sendiri oleh kandidat, bukan hal-hal yang dikuasainya atau dapat dilakukannya menurut pendapat Anda.
    Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 6
    3. Deskripsikan kualitas-kualitas yang dimiliki kandidat, yang berguna untuk posisi tersebut atau sekolah. Misalnya, soroti jiwa kepemimpinan, penyelesaian masalah, kreativitas, atau karakteristik lainnya.
    Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 7
    4. Persilakan pertanyaan-pertanyaan lanjutan atau surat-menyurat tambahan.Misalnya, baris penutup Anda mengatakan: “Silakan hubungi saya untuk informasi lebih lanjut.”

Metode 3 dari 3: Yang Tidak Perlu Dituliskan dalam Surat Referensi

Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 8

  1. Jangan tuliskan kelemahan apa pun. Anda tidak ingin membuat penerimanya menyadari tantangan-tantangan yang dialami kandidat dengan keterampilan atau pekerjaan tertentunya. Bersikaplah positif.

    • Tolaklah permohonan untuk menulis surat referensi jika Anda merasa tidak dapat menulis hal-hal yang positif.
    Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 9
    2. Usahakan untuk tidak menyebutkan jenis kelamin, ras, usia, kecacatan, atau status fisik atau budaya kandidat. Ini adalah hal-hal yang Anda harap tidak akan dipertimbangkan saat kandidat melamar pekerjaan, mendaftar sekolah, atau suatu posisi.
    Gambar berjudul Write a Reference Letter Step 10
    3. Cobalah untuk tidak menggunakan bahasa tidak resmi atau santai. Surat Anda tidak boleh mengandung lelucon atau istilah bahasa gaul.

Tips

  • Ingatlah untuk memeriksa kembali surat Anda. Kesalahan pengetikan dan struktur atau pengejaan akan mencerminkan hal buruk tentang Anda dan kandidat yang meminta Anda untuk menulis surat referensi.
  • Perhatikan batas pengumpulan suratnya. Anda tidak ingin surat referensi Anda terlambat sampai atau didiskualifikasi.

Sumber : id.wikihow.com

Komentar