Cara Meminta Sebuah Surat Rekomendasi Dari Profesormu Via Email

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-10-Version-2

Jadi, kamu membutuhkan sebuah rekomendasi dari seorang profesor untuk program beasiswa? Program pascasarjana? Pekerjaan? Jika kamu mengajukan permintaannya melalui email, ikuti langkah-langkah ini untuk membuatnya secara sopan dan efektif, dan dapatkan referensi terbaik yang paling memungkinkan.

1. Siapkan email permintaanmu untuk dikirimkan paling tidak 5-6 minggu sebelum tanggal rekomendasi tersebut harus diterima. Jangan menunggu hingga saat-saat terakhir. Mereka menjalani kehidupan yang sibuk dan kamu tidak ingin mereka terburu-buru mempersiapkan rekomendasi untukmu, jika bahkan mereka memiliki waktu untuk menuliskannya.
Gambar berjudul Ask Your Professor for a Letter of Recommendation Via Email Step 1
2. Pilih seorang profesor yang sesuai. Sebelum kamu memilih profesor yang mana untuk dimintakan rekomendasinya, tanyakan kepada dirimu sendiri:

  • Apakah profesor ini mengenal nama saya?
  • Pernahkah saya berbicara dengan profesor ini di luar ruang kuliah?
  • Pernahkah profesor ini memberikan nilai ‘B’ atau lebih tinggi di dalam perkuliahan?
  • Pernahkah saya mengambil lebih dari satu mata kuliah dengan profesor ini?

Kamu tentunya ingin memilih seorang profesor yang dapat menuliskan sebuah surat yang mengikutsertakan rincian tentang karakter atau pencapaian pribadimu daripada hanya menyampaikan “pujian secara umum”. Semakin banyak kamu dapat menjawab “ya” untuk pertanyaan-pertanyaan di atas, semakin besar kemungkinanmu untuk membuat sebuah keputusan yang bijaksana.

Gambar berjudul Ask Your Professor for a Letter of Recommendation Via Email Step 2
3. Menyapa dengan baik. Meskipun ini adalah sebuah email, kamu ingin suratnya terlihat bagus. Jika kamu menggunakan panggilan berdasarkan nama pertama (yang berarti mereka secara khusus memintamu untuk memanggil mereka dengan menggunakan nama pertama dan kamu melakukannya secara konstan), sapalah dengan menggunakan nama pertama mereka. Jika tidak, gunakan nama panggilan mereka yang sesuai. Mari kita berpura-pura sedang menulis sebuah surat ke Dr. Jones, yang mana adalah profesormu di bidang Arkeologi. Dr. Jones tidak dipanggil berdasarkan nama pertama olehmu, maka kamu akan memulai suratnya dengan, “Yang Terhormat Dr. Jones”, diikuti dengan sebuah tanda koma atau sebuah titik dua.728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-3-Version-2-2
4. Letakkan “Rekomendasi untuk [namamu]” pada baris subjeknya
728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-4-Version-2
5. Mulailah paragraf pertamanya dengan menyatakan apa yang kamu inginkan:“Bersama ini saya ingin meminta kesediaan Bapak untuk membuatkan sebuah surat rekomendasi untuk saya”. Jangan membuat dia menduga-duga. Di dalam beberapa kalimat berikutnya, paparkan fakta-faktanya:

  • Namamu
  • Tahun kuliah
  • Fakultas
  • Mata perkuliahan apa yang kamu ambil dengan profesor ini, kapan dan nilai apa yang kamu peroleh
  • Mengapa kamu membutuhkan sebuah rekomendasi [yang maksudnya, kamu sedang mengajukan permohonan untuk apa]
  • Kapan surat rekomendasi tersebut dibutuhkan

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-5-Version-2

6. Jelaskan hubunganmu dengan sang profesor pada paragraf berikutnya dan tekankan mengapa kamu meminta yang bersangkutan secara spesifik.Ceritakan sedikit tentang dirimu sendiri dan mengapa kamu tertarik di dalam program beasiswa, program pascasarjana atau pekerjaan yang membutuhkan rekomendasi tersebut.

 

  • Kamu tidak ingin menggunakan alasan-alasan umum seperti “Saya ingin bekerja di sana karena menawarkan gaji yang paling besar” atau “Saya ingin belajar di perguruan tinggi ini karena gelar yang diperoleh terlihat sangat baik pada resume”.
  • Menjadi seseorang yang profesional dan katakan sesuatu seperti, “Saya memilih untuk melamar ke museum ini karena saya sangat tertarik pada departemen artefak kesukuan”.
  • Apakah profesor ini memiliki hubungan yang khusus, yang kamu ketahui, ke perusahaan atau tempat kerja ini? Atau, jika itu adalah sebuah perguruan tinggi, apakah dia seorang alumnus? Jika demikian, ikut sertakan. “Saya mengetahui bahwa beberapa bagian yang saat ini ditampilkan, Anda peroleh saat perjalanan ke Amazon. Saya sangat berharap bahwa saya mendapatkan posisi untuk bekerja di dalam departemen yang memiliki koleksi sangat lengkap”.
  • Jika pengalamanmu dengan profesor ini mempengaruhi pilihanmu, katakan: “Saya tidak pernah mempertimbangkan untuk melakukan penelitian hingga saya mengambil perkuliahan biologi sel Anda. Ini memotivasi saya untuk mendapatkan sebuah pekerjaan paruh waktu di dalam laboratorium Dr. Jin dan sekarang saya sangat bersemangat akan adanya kemungkinan untuk melakukan penelitian sel punca setelah program pascasarjana”. Namun demikian, jangan paksakan jika hal ini tidak benar

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-6-Version-2-2

7. Gunakan paragraf ketiga sebagai sebuah kesempatan untuk mengisyaratkan apa yang kamu inginkan untuk sang profesor katakan tentang dirimu: Kamu ingin mengikutsertakan informasi apapun tentang dirimu sendiri, yang kemungkinan tidak mereka ketahui. Beberapa cara yang halus memberitahukannya kepada mereka adalah:

  • “Saya yakin bahwa Anda mengetahui melalui percakapan kita dan keikutsertaan saya di dalam perkuliahan Anda, bahwa saya sangat tertarik pada bidang arkeologi. Saya telah menyelesaikan kuliah saya di bidang Arkeologi di bulan Juni tahun ini. Saya juga mendapat kesempatan untuk magang di museum di bawah pimpinan Dr. Marcus Brody, yang saya yakin Anda mengenalnya. Saya juga memiliki pengalaman yang luar dalam pengatalogan barang-barang, yang saya peroleh melalui kegiatan magang saya”.
  • “Referensi saya lainnya mungkin dapat membicarakan tentang kemampuan akademik saya, namun Anda adalah satu-satunya yang benar-benar mengetahui seberapa keras saya telah bekerja pada tugas akhir saya dan beberapa hambatan yang saya alami. Saya berharap mungkin Anda dapat berbicara tentang bagaimana cara saya menangani stres dan berurusan dengan suatu pemunduran, karena kualitas semacam itulah yang ingin dilihat oleh panitia pemilihan”

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-7-Version-2

8. Berikan mereka perinciannya. Ke mana surat tersebut ditujukan? Dan kapan kamu membutuhkannya? Kamu telah meminta mereka untuk meluangkan waktu dan menuliskan sebuah surat untukmu. Jangan minta mereka untuk menempelkan prangko dan mengirimkannya kepadamu juga. Kamu ingin SEMINIM mungkin untuk menyulitkan, sehingga sang profesor tidak terganggu dengan pekerjaan yang dapat kamu lakukan untuk mereka (dan sudah seharusnya). Ditambah dengan cara ini kamu dapat memastikan bahwa surat tersebut sudah dikirim. Jika mereka menawarkan untuk mengirimkannya untukmu, perbolehkan. Jika mereka selalu lupa untuk melakukan berbagai hal seperti mengirimkan surat atau mengoreksi ujian, maka katakan pada mereka bahwa kamu membutuhkannya atau ingin memberikannya secara langsung bersama dengan surat-surat atau bahan lainnya. Dengan cara tersebut, kamu yakin kamu memilikinya. Sekaligus sertakan tentang hal ini di dalam email sehingga mereka mengetahui jangka waktunya

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-8-Version-2

9. Tutup dengan informasi tentang bagaimana kamu akan menindaklanjuti:“Saya akan memasukkan formulir dan sebuah amplop beralamat yang telah diberi prangko ke dalam kotak surat fakultas Anda minggu ini. Pekenankanlah juga saya untuk mengirimkan sebuah email untuk mengingatkan, seminggu sebelum rekomendasi tersebut harus diserahkan. Sekali lagi, terima kasih”. Atau, “Saya perlu memasukkan surat rekomendasi tersebut paling lambat tanggal 3 Agustus. Jika Anda berkenan untuk menuliskan sebuah surat rekomendasi untuk saya, mohon saya diinformasikan dan saya akan dengan senang hati untuk datang ke kantor Anda sewaktu-waktu untuk mengambilnya”.

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-9-Version-2

 

10. Berterima kasih kepada mereka, apakah mereka akan menuliskan suratnya atau tidak. “Sebelumnya saya ucapkan terima kasih untuk waktu serta pertimbangannya. Saya juga ingin menyampaikan rasa terima kasih untuk waktu yang diluangkan selama saya berada di bawah pengarahan Anda. Saya sangat menikmati perkuliahan Anda dan saya tidak dapat mengekspresikan seberapa banyak yang telah saya dapatkan dari Arkeologi 101”. Jika mereka adalah benar-benar guru yang khusus, kamu dapat melebihkan pujianmu. “Saya tahu saya akan mendapat banyak hal di dalam perkuliahan dan menerapkannya di dalam pekerjaan di kehidupan nyata. Bimbingan Anda benar-benar memberikan dampak yang positif kepada hidup saya dan saya tidak akan pernah cukup berterima kasih kepada Anda”

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-10-Version-2

 

11. Lanjutkan sesuai dengan yang dijanjikan dengan mengirimkan bahan-bahan yang dibutuhkan dan mengirimkan pesan untuk mengingatkan.Tindak lanjuti email tersebut dengan sebuah panggilan telepon jika kamu tidak mendengar kabar apapun dalam seminggu, dua minggu paling lama. Jika kamu perlu menelepon, jangan beranggapan apapun. Pertama-tama, lihatlah apakah mereka sudah membaca emailmu. Jika belum, bersiaplah membuat permohonanmu secara lisan

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-11-Version-2

 

12. Sebelum batas waktunya, bertanggung jawablah untuk memeriksa dengan program beasiswa, pascasarjana atau calon pemberi kerja untuk memastikan bahwa rekomendasi tersebut telah diterima. Jika belum, kirimkan sebuah email yang singkat dan sopan ke sang profesor dan tawarkan untuk membayarkan jasa pengiriman kilat.

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-12-Version-2

 

13. Berterima kasih kepada mereka kembali. Setelah memperoleh surat rekomendasimu, kirimkan sebuah surat ucapan terima kasih ke sang profesor. Jika rekomendasimu berada di tangan yang tepat, kirimkan sebuah surat ucapan terima kasih kepada sang profesor melalui surat biasa, bukan melalui email. Bukan hanya merupakan hal yang sopan dan yang benar untuk dilakukan, namun kamu tidak akan pernah tahu kapan hal tersebut akan menguntungkan di dalam perjalanan. Kemungkinan kamu perlu mengirimkan surat lain di waktu yang lainnya, atau jika kamu berada di bidang yang sama, kemungkinan mereka dapat membantumu di lain waktu. Jika surat tersebut berguna dan membuatmu mendapatkan posisi tersebut, hubungi sang profesor melalui telepon untuk membagikan kabar baiknya

728px-Ask-Your-Professor-for-a-Letter-of-Recommendation-Via-Email-Step-13

 

Tips

  • Lampirkan resumemu di email dan tekankan di dalam email bahwa lampiran tersebut adalah untuk referensi sang profesor.
  • Bacalah sebelum mengirimkannya. Pastikan kamu tidak memiliki kesalahan ejaan atau tata bahasa. Mintalah orang lain untuk memeriksa ulang untukmu jika kamu bukan seorang penulis yang kuat.
  • Untuk menghindari kesan memaksa, kirimkan sebuah ucapan terima kasih kepada sang profesor satu atau dua minggu sebelum surat rekomendasinya dibutuhkan, di dalam selang waktu berjalan, sekaligus untuk mengingatkan.
  • Jika kamu membutuhkan sebuah rekomendasi dalam waktu yang singkat, tuliskan sebuah email pendek untuk menanyakan apakah yang bersangkutan memiliki waktu untuk membantumu dan menjelaskan keadaannya. Jika kamu memperoleh tanggapan yang positif, tuliskan email kedua yang lebih rinci.
  • Ingatlah mereka yang membantumu dan selalu bersedia untuk membalas budi baiknya. Sebuah contoh adalah apabila kamu mendapatkan pekerjaan di museum tersebut dan sebuah program magang musim panas tersedia untuk para mahasiswa, kamu dapat menghubungi Dr. Jones dan memberitahukannya, sehingga dia dapat menginformasikan kepada para mahasiswanya akan adanya lowongan tersebut.
  • Gunakan sebuah pena atau bolpoin berwarna hitam untuk mengisi formulir yang kemungkinan harus digunakan oleh profesormu, jika kamu memilikinya.
 [id.wikihow.com]

Komentar